Creación y mantenimiento de ficheros de carácter personal.

El Ordenamiento Jurídico español contempla como una actividad lícita la creación y conservación de ficheros de titularidad privada que contengan datos de carácter personal, siempre que ello resulte necesario para el logro de la actividad u objeto legítimo de la empresa, y cumpla adecuadamente con las obligaciones que la ley le impone.

Esto es lo que se denomina pertinencia de los ficheros. Cuando la finalidad para la que fueron creados se vea cumplida, los ficheros deberán ser cancelados.

Obligaciones que tiene respecto de los ficheros.

− Inscribirlos en el Registro General de Protección de Datos

− Tener cuando sea preciso el consentimiento de los titulares

− Informar a los titulares de la creación y finalidad del fichero

− Guardar secreto y mantener la confidencialidad de los datos recogidos

− Adoptar las medidas de seguridad exigidas por la legislación

Prohibiciones al respecto de los ficheros.

Está expresamente prohibido por la Ley almacenar y tratar datos con la finalidad exclusiva de disponer de información que revele la ideología, afiliación sindical, religión, creencias, origen racial o étnico, o vida sexual de las personas.

Así mismo, los datos de carácter personal relativos a la comisión de infracciones penales o administrativas sólo pueden incluirse en ficheros de las Administraciones públicas competentes en los supuestos previstos en las respectivas normas reguladoras

Responsable del fichero.

Es responsable del fichero o tratamiento la persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo, que decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento. Podrá ser la empresa como tal (sociedad) o el empresario individual si es persona física.

El responsable del fichero será el obligado a cumplir con los deberes de inscripción del fichero, informar a los afectados, recabar el consentimiento, permitir el ejercicio de derechos a los titulares, asegurar el secreto y confidencialidad de los datos, y garantizar la seguridad de los mismos.